Mejora de Procesos: Toda organización trabaja por procesos, aunque ésta no sea consciente de ello. Pero la máxima efectividad se alcanza cuando se utiliza software BPMS para la gestión de los procesos.

 Los BPMS son software orientados a la automatización de los procesos de las organizaciones, y cuyo objetivo final es ayudar a la organización a obtener mejores resultados económicos mediante una organización adecuada, mejor control, reducción de tiempos, etc.

Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un determinado fin. Es una realidad innegable que toda empresa u organización está gestionada internamente mediante procesos.

De hecho, la suma de todos los procesos conformaría la actividad total de la empresa. O dicho de otro modo, toda la actividad que desarrolla cualquier empresa u organización es la suma de sus procesos.mejora-de-procesos

Algunos podrán ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o escritos, y otros complejos y muy estructurados.

Según la práctica totalidad de analistas, la aparición del BPMS representa quizás la más importante revolución en el dominio del software empresarial, comparable en su entorno a la revolución que ha supuesto la aparición de Internet.

Se prevé que a medio plazo TODAS las modernas empresas y organizaciones de cualquier tamaño tendrán y trabajarán con BPMS para la gestión de la mayoría de sus actividades.

Acrónimo

BPMS significa ‘Business Process Management Suite’ y es, sin ninguna duda, la tendencia ya consolidada e imparable de mejora de procesos que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatización y mucha mayor potencia.

Definición

BPMS puede ser definido como: “Una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos”.

Alcance

Con una herramienta BPMS de máximo nivel como AuraPortal, la empresa puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo, Ventas, Facturación y cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.

Ventajas

Las empresas que implantan un BPMS mejoran TODA la entidad, sacan a la luz los puntos débiles y fortalecen las actividades más importantes. Por lo tanto permite que las empresas sean más: Flexibles, Competitivas yEficientes.

Ventajas Competitiva y Económica

La tremenda ventaja competitiva que significa trabajar con BPMS es tal que un creciente número de empresas y organizaciones están adoptando el uso de herramientas BPMS para no perder la competitividad frente a otras que ya lo están utilizando. Ello es debido a que, además de la superior potencia y flexibilidad operacional aportadas por los BPMS, se consigue, de forma prácticamente instantánea, un ahorro de costes empresariales comprendido entre el 20% y el 50% y un Retorno sobre la Inversión (ROI) de hasta el 400%.

Integración

Aunque los procesos diseñados dentro del BPMS pueden trabajar cómodamente de manera integrada con software de gestión previamente existente en la empresa, como ERP y CRM, es previsible que las empresas irán gradualmente modelizando mediante procesos BPMS las actividades de las aplicaciones de ERP y CRM, para sustituir dichas aplicaciones por los procesos modelizados, consiguiendo así mayor automatización, flexibilidad, seguridad y potencia, además de la unificación global de la operativa empresarial.  

Tres Pasos en BPMS

El procedimiento para trabajar con BPMS comprende tres pasos fundamentales:

  • Construir el diagrama del modelo de proceso.
  • Definir los valores de los parámetros tales como los nombres o roles de los ejecutores de las tareas, etc.
  • Poner inmediatamente en ejecución el proceso sin tener que esperar a ningún desarrollo de programación (suponiendo que se está trabajando con AuraPortal).

Con información de: EQMED